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社会责任验厂的应急机制构建方案
发布时间:2016-04-30  发布人:admin  浏览:1968
一、社会背景

      (一)国际大环境:当今国际市场竞争激烈,地区间贸易保护主义盛行,贸易壁垒高筑,出口贸易企业要想得到国外订单特别是欧美客户订单,必须成功闯过多道屏障,除了产品质量过硬之外,近些年来还追加了社会责任及反恐验厂,这个验厂已成为欧美等国外客户与中国等制造商谈判论价的杠杆,在经济不景气时,甚至成为欧美客户减单退货的理由。

       (二)国际人权保护意识:近些年来,国际人权保护意识日益增强,因血汗工厂事件被媒体曝光后招致市民抗议甚至抵制商品的情况在欧美国家时有发生,这些事件常令零售商蒙受巨大损失。故此,商家为降低风险,在下达采购订单时,必须对产品制造商进行社会责任领域的检查。

       (三)“社会责任”是谁也无法否定的商家责任,欧美国家及其商家正是利用这个符合国际呼声的标签保护自己、降低风险、增加筹码。

二、社会现状

      (一)人工成本持续上升:近些年来,人工成本每年以10%的速度上升。再说,由于目前招工困难,有些制造商为了招到工人,人工成本增涨幅度甚至还会更高。

      (二)物价上涨:近些年来,物价不断上升,制造成本不断加大。

      (三)利润空间受挤压:尽管制造商的制造成本(人工成本、原材料成本等)不断上升,但由于市场竞争激烈,产品价格不但没有上升反而不断下降,但产品制造商为了生存还不得不竞争接单,这样制造商的利润空间受到前所未有的挤压。

       (四)制造商也知道,承担相应的社会责任,提升员工福利待遇,在招工及增强员工稳定性上大有帮助,但鉴于目前的境况,要想短期内全面符合欧美客户所期望的社会责任标准还是有相当难度,但制造商要想生存,就得变通,向欧美客户提交一份书写工正令大家都可接受的体面答卷。

三、验厂现状:

       欧美客户的社会责任验厂有突击性验厂与预约性验厂。预约性验厂是客户或公证行提前把验厂项目及具体时间提前通知制造商,这样制造商更有针对性及充分的时间准备应对,属于例行性验厂。突击性验厂是客户或公证行为了取得更真实更全面的社会责任符合性数据,在只通知验厂项目及预期验厂期限(没有确切时间)后实施的突击性验厂。鉴于目前的制造商现实现状,最令制造商伤尽脑筋的要算是突击性验厂,制造商要想让突击性验厂顺利通过,还得配备相应的应急对策。

四、应急机制

       社会责任验厂应急机制是一个系统化的综合体系,务必要求全员参与,务必确保5分钟之内全部工作进入临战状态,为了达到这个目标,配备机制如下:

      (一)责任到人

       1、明确区域责任人:把工厂的全部区域划分到具体的责任人头上,区域划分必须明确清晰,切莫出现空档或推诿现象,同时必须成立应急小组,明确组长及相关责任人选,以便应急决策,审核当天所遇一切突发事件而需做出决策调整时,均需小组成员集体权衡决策。

       2、明确区域责任人责任:明确规定每个区域责任人所要承担的具体责任,责任必须明确,如责任人需要把具体工作拆分给下属,也必须报备。

       3、明确统一工作标准:每项工作均有严格的标准要求,责任人必须明确知道标准要求,否则做与不做一个样。

       4、明确奖惩制度:在明确划分区域、明确区域责任人、明确工作标准后,必须配备严格的奖惩制度,只有严格的奖惩制度支持,才能确保责任的落实。

       5、签订责任状:制定完备的责任状,让责任人签名承接,这样可以增大责任人责任感,确保工作得到切实执行。

(二)流程控制:

      1、通知流程:鉴于突击验厂的惯例,审核员在到达工厂大门并得到许可后即直接到工厂车间调查取证,而没有遵循先召开首次会议再现场审核的流程。故此,我们必须培训大门保安人员如何识别审核员的基本特征(如拉皮箱、两至三个人)以及如何拖延保安审查、登记及通报制度等所需时间,力尽达到5分钟标准,以便让公司启动应急机制。

       2、应急机制启动流程:验厂主要负责人在接到大门保安通知并确认真实后,即通过广播播报验厂暗语(如厂医即到写字楼等),为确保通知安全,在听到广播暗语播报后,各负责人追加电话通知下属,在听到广播暗语播报后所有人员必须立即进入验厂状态。

(三)时间控制:

       无论是预约性验厂还是突击性验厂,审核时间大都是以工作日计算,所以审核开始时间大都是上午九点开始,避开了上午,当天可算是平安度过。故此,我们的日常工作也得配合这个时间控制。

       1、招工时间控制:鉴于一些工厂招工制度未能完全符合验厂标准要求,为规避风险,避免审核员杀到时措手不及,建议在高危险期上午不招工,改为下午招工。

       2、做报表时间控制:为了减少验厂工作量,一般验厂时只提供标准化的几种表格给审核人员查验,但由于日常工作的需要仅那几个表格是不够的,除那几种标准表格之外,还会有一些日常工作表格文件,为了安全以见,这个非验厂查验清单里的表格文件必须强制下午才能做,上午切莫做。

       3、培训时间控制:员工培训是为了确保在员工访谈时,员工所说的与公司文件、资料相一致而开展的问答培训,所以此类问题培训务必安排在上午八点半前完成或下午三点后才能开始。

       4、外发加工商送货时间控制:在社会责任验厂时,如出现外发加工商,客户或公证行需要追加到外发加工商进行现场审核,更有甚者客户或公证行不接受外发加工行为。但鉴于目前情况,为了减少成本,绝大部分工厂均有外发加工行为。故此,在高风险验厂期间,外发加工商必改为下午送货,当然验厂当天再急也不要送货。

(四)准备工作:

      1、培训准备工作

     (1)必要性:在社会责任验厂时,为了更全面核实工厂提供的审核数据的真实性,客户或公证行审核员均有员工访谈这一环节,员工访谈有现场随机访谈或预约封闭访谈,在现实验厂过程中,员工访谈所收集到的信息往往是审核突破审核缺失而直接导致验失败,所以工厂都非常重视员工访谈的培训准备工作。

     (2)培训操作技巧:员工素质参差不齐,员工培训必须灵活进行,切莫死记硬背,教会员工应对访谈技巧,如就昨晚加班到几点这个问题上,审核员一般改为昨晚夜宵吃什么来突破是否加班超时,或用星期天你去哪里玩了来突破星期天是否有上班,或通过你今年多少岁,你们工厂有比你小的吗?等提问来突破未成年及童工问题,告知员工不回答自身之外的任何问题等。

     (3)访谈激励制度:为了提升员工对培训及访谈的配合程度,工厂不防设立奖励制度,对平时培训现场抽问回答正确的可以给予小额奖励,对验厂时客户访谈表现优良的可以给予大额奖励。

     (4)培训效果验收:员工访谈培训可以分为厂级培训及班组级培训,为了提升培训力度及重视度,工厂人力资源部不防进行厂级培训,为了确保培训持续性,每天上班早会时进行班组级培训,新员工在上班必须进行培训并抽问合格后方可上岗,培训后人力资源部或车间班组进行全员抽问,确保安全性,如经过多次抽问再培训仍不合格的高风险员工,工厂有必要采取强制上午放假下午上班特殊措施。

2、现场准备工作:

      现场是验厂的薄弱环节,验厂失败往往是出现在车间现场,所以现场准备工作是验厂工作的重点。

     (1)消防安全:消防通道是否畅通、逃生标识是否清晰明确、消防设备是否定期保养并有记录,消防设备配备数量是否达到标准要求、是否定期进行消防演习、是否公示消防安全人员、高于地面1米的平台是否有安全护拦等。

     (2)机械设备:机械设备是否定期保养并有记录、机械设备是否均有安全防护装置、特种设备操作人员是否持证上岗。

     (3)利器控制:利器是否均有编号并有固定措施、是否保存有完整的利器收发记录、利器断裂后是否有严格的追踪措施并保存有相应的记录。

     (4)医疗防护:车间药箱配备是否足够、急救员是否有持证上岗并配备数量足够、药箱是否有定期检查并保存有记录、药箱存放药品是否符合标准要求、药品使用是否有登记并保存有记录、医疗垃圾是否有专业垃圾桶收集、医疗垃圾是否由专卖机构回收处理并保存有回收记录。

      (5)文件资料:工作现场保存的文件资料必须是经检查合格的指定验厂文件资料,其余一切文件资料均不可存放于工作现场,必须于验厂突击期前清理出现场。

      (6)现场6S工作:工作现场保持清洁、消除安全隐患(如地上有油渍、积水等)、物品摆放整齐。

3、文件资料准备工作:

       文件资料是验厂的直接证据,审核员力图从文件资料的对比中找出问题点,因文件资料的相互矛盾或文件资料与员工访谈的相互矛盾造成工作时间无法确定或不一致,工作时间无法确定或不一致直接导致工资无法确定或支付不足,这是验厂重大缺失,所以文件资料必须在验厂突击期前给予完善。

      (1)文件检查:突击审核前必须明确规定提供验厂的文件名称、对提供审核的文件提前进行全面检查,主要核对车间生产记录文件资料与验厂考勤是否完全统一,是否存在工厂放假仍出现当天生产记录,是否存在员工请假了仍出现有他当天生产记录的签名,这个必须全面核对,经核对符合要求的验厂资料打包存放于统一位置,车间工作现场只可存放当周工作文件资料。

      (2)文件防错:车间生产记录与考勤不一致主要是人为疏忽所致,所有管理人员都会知道星期天和法定节假日的日期不可出现在生产记录上,但这样的情况常有发生,调查起来这种情况的发生大都是人为疏忽所致。鉴于此,我们应该引入防错控制机制,第一:在每个管理人员桌面上均张贴工厂自己制作的日历表,把星期天和法定节假日明确标示;第二:一切生产记录在填写完日期后必须在后面加注星期几;日期与星期几捆绑才能有效规避人为疏忽所带来的错误,尽管日期还会有疏忽,因日期与星期几有冲突,工厂好向审核员解释,审核员无法拿出做证据。

      (3)工时制度:由于订单的不稳定性及招工困难,就目前状况工厂的工作时间很难达到验厂标准要求,故此还是采用A、B账来应对验厂。所谓A账就是真实工资计算的依据,而所谓B账就是验厂工资计算的依据。工作时间必须满足标准约定的硬性要求(如吃饭时间不可少于30分钟、连续工作时间不可超过6小时、两个工作班次相隔不可少于10小时、每天工作时间不能超过66小时或72小时、每天加班不能超过3小时或4小时等),在工作时间这个问题,审核员常利用生产日记录及员工访谈来实现突破。

      (4)、工资制度:鉴于现实情况,工时制度有A、B账,工资核算也有两份:真实版与验厂版,两版工资表与两版考勤相对应,验厂版本工资也必须满足标准约定的硬性要求(如满足最低工资标准、平时加班费1.5倍工资、休息日加班费2倍工资、法定节假日加班费3倍工资、婚假/丧假/产假/工伤假/法定假等工资支持必须满足法定法规要求),在现实验厂审核中,常规的工资问题一般都不出现,最常出现的工资问题为:第一:因考勤不一致导致的工资支付不足;第二:因放假把握不准而导致的工资支付不足,如法定节假日前一天夜班人员上班时间的安排不当而导致的工资支付不足(如法定节假日前一天夜班不安排,则造成当天20点至24点停工待料工资缺失;如法定节假日前一天夜班照常上班至第二天上午8时,因疏忽导致法定节假日当天0时至上午8时工资支付不足);第三:年休假安排不当造成工资支付不足;第四:工资未按约定时间发放导致拖延工资等。

五、应急机制检验:

       任何工厂对社会责任验厂都非常重视,也愿意投入相当人力物力财力,但为什么仍屡屡失败呢?据多年验厂经验得知,一方面是工厂管理层没有真正了解验厂标准要求,另一方面工厂管理层没有引起足够的重视,鉴于此,我们必须从如下方面着手规避:

      (一)加强动员培训:在预约验厂或突击验厂前,必须召集全部管理人员开会宣达验厂标准要求并配合强有力的培训让工厂管理层着实了解验厂具体标准要求,这个培训也必须得到工厂最高管理者亲自督战才会收到更好效果。

      (二)模拟审核:平时常会出现一种情况,一说到验厂标准要求,很多管理人员总是漫不经心,拍着胸脯说没问题,但真正验厂时总会有问题,为什么呢?这是工厂管理人员没有深切领会验厂标准或敷衍心态所致,鉴于此,我们在真正突击验厂前依照验厂标准采取突击模拟审核,一切流程均参照真正突击审核执行,模拟审核后必须召集各部门负责人开会检讨,对发现的问题必须严肃批评或惩罚并限期改正。只有经过多次模拟验厂,不断检验和修正我们的验厂应急流程,才能让工厂所有人员紧绷神经,当某一天突击验厂真正来了,才能达到应对自如的效果。

六、结束语:

       社会责任验厂工作是一个系统化的全员工作,必须严密组织,高度重视,唯有全员参与才能确保验厂顺利通过,任何一个人的任何一点疏忽都有可能导致验厂失败。

      本文论述的社会责任验厂应急机制只是一条线而已,而不是验厂体系的全部,如未成年工控制、童工控制也是社会责任验厂体系的重头戏,童工问题缺失远比工时工资问题缺失严重得多。

       故此,要想实现社会责任验厂能够顺利通过,还得构建完善的体系协调运行机制,调动工厂一切力量,精密防范,才能增加胜算机率。
                                                                                                         伍世宙